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過程管理,提質增效

發布時間:2023-03-15 瀏覽量:798 作者:財務管(guan)理部 胡亞兒

作(zuo)(zuo)為(wei)集團國內電商(shang)的先行(xing)部隊,優(you)景于2018年11月開(kai)始(shi)小試牛刀,初始(shi)的業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)場景僅為(wei)B2B、1688等批(pi)發業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)。隨(sui)著(zhu)業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)板(ban)塊擴(kuo)張,業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)體(ti)量增大(da),業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)模式也從B2B發展到B2C。業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)支(zhi)持系(xi)(xi)統也隨(sui)之需(xu)要多(duo)樣化對接,不(bu)同業(ye)(ye)(ye)(ye)態選用不(bu)同的系(xi)(xi)統:B2B業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)對接的是(shi)網(wang)店管家系(xi)(xi)統,B2C業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)對接的是(shi)優(you)易系(xi)(xi)統。隨(sui)著(zhu)業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)系(xi)(xi)統和(he)業(ye)(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)模式的多(duo)元化,許(xu)多(duo)問題隨(sui)之出(chu)現(xian),較為(wei)突出(chu)的是(shi)庫存之間調撥(bo)的數據(ju)量龐大(da),核對工作(zuo)(zuo)產生了一定的困難,加(jia)上付款(kuan)費用審(shen)批(pi)、開(kai)票(piao)資料填寫都是(shi)線(xian)下(xia)操(cao)作(zuo)(zuo)的,工作(zuo)(zuo)量和(he)準(zhun)確性都面臨著(zhu)挑戰。

經過幾個(ge)月(yue)(yue)的(de)(de)調查、與同行(xing)反復(fu)確(que)認各(ge)種(zhong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)的(de)(de)優(you)缺點,2021年(nian)11月(yue)(yue),我(wo)們最終決(jue)定采用(yong)業(ye)務(wu)(wu)和財務(wu)(wu)一體的(de)(de)“蒼(cang)穹系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)”。系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)方案落(luo)地后(hou),同年(nian)12月(yue)(yue)開始(shi)了(le)緊鑼密鼓的(de)(de)細致調研工(gong)(gong)作(zuo)。2022年(nian)1月(yue)(yue)我(wo)們正式開始(shi)業(ye)務(wu)(wu)場景梳理(li)、物料整(zheng)理(li)、組織架構整(zheng)理(li)和庫位整(zheng)理(li)。在(zai)隨(sui)后(hou)將近4個(ge)月(yue)(yue)的(de)(de)時間(jian)里,管易系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)工(gong)(gong)作(zuo)人員、星瀚(han)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)工(gong)(gong)作(zuo)人員、我(wo)司內部業(ye)務(wu)(wu)人員和財務(wu)(wu)人員對于(yu)(yu)各(ge)個(ge)模塊進行(xing)了(le)多次深入的(de)(de)溝(gou)通和實踐準(zhun)備。2022年(nian)5月(yue)(yue)終于(yu)(yu)完成基(ji)礎框(kuang)架搭建工(gong)(gong)作(zuo),業(ye)務(wu)(wu)和財務(wu)(wu)相(xiang)互(hu)配合嘗試操作(zuo)蒼(cang)穹系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong),一個(ge)月(yue)(yue)的(de)(de)時間(jian)基(ji)本熟悉了(le)各(ge)項操作(zuo)。6月(yue)(yue)份新老系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)開始(shi)并行(xing),財務(wu)(wu)端反復(fu)確(que)認核實數據的(de)(de)差異和準(zhun)確(que)性,最終于(yu)(yu)2022年(nian)7月(yue)(yue)1日正式啟(qi)用(yong)蒼(cang)穹系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)。

業(ye)務員(yuan)采(cai)購(gou)(gou)、銷(xiao)售(shou)、出(chu)(chu)入庫(ku)(ku)、庫(ku)(ku)存(cun)調撥、客戶退貨(huo)等日常操作在(zai)管易(yi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)完成(cheng),業(ye)務操作的(de)采(cai)購(gou)(gou)銷(xiao)售(shou)庫(ku)(ku)存(cun)退貨(huo)等數(shu)據每隔幾分鐘同(tong)(tong)步(bu)到(dao)財(cai)(cai)務星瀚系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong);而(er)蒼穹(qiong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)完成(cheng)了從采(cai)購(gou)(gou)下單(dan)、入庫(ku)(ku)、核(he)對(dui)品名(ming)數(shu)量、對(dui)接(jie)外倉(cang)確(que)認(ren)收貨(huo)、自動(dong)生成(cheng)開(kai)票(piao)資料,業(ye)務員(yuan)便(bian)可(ke)導出(chu)(chu)PDF發(fa)送給供(gong)應商,同(tong)(tong)時(shi)發(fa)票(piao)也會(hui)錄進系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong),業(ye)務可(ke)以(yi)(yi)在(zai)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)中(zhong)完成(cheng)付款(kuan)(kuan)申請和費(fei)用申請,再根據審(shen)批(pi)節(jie)點,確(que)認(ren)審(shen)批(pi)流程到(dao)哪(na)一(yi)位領(ling)導。財(cai)(cai)務付款(kuan)(kuan)后(hou)生成(cheng)付款(kuan)(kuan)單(dan)推送生成(cheng)憑證(zheng),同(tong)(tong)時(shi)業(ye)務也能(neng)(neng)(neng)查(cha)看付款(kuan)(kuan)時(shi)間,便(bian)于業(ye)務跟供(gong)應商對(dui)賬(zhang)。同(tong)(tong)時(shi)蒼穹(qiong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)直(zhi)接(jie)控制庫(ku)(ku)存(cun),不(bu)同(tong)(tong)組織之間不(bu)能(neng)(neng)(neng)隨意調撥,庫(ku)(ku)存(cun)為“0”不(bu)能(neng)(neng)(neng)發(fa)貨(huo),確(que)保了庫(ku)(ku)存(cun)數(shu)量的(de)準確(que)性。蒼穹(qiong)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)還可(ke)以(yi)(yi)直(zhi)接(jie)抓取各(ge)大電(dian)商平臺(tai)后(hou)臺(tai)收款(kuan)(kuan)信息,對(dui)應財(cai)(cai)務收款(kuan)(kuan)單(dan),可(ke)做(zuo)到(dao)銷(xiao)售(shou)訂(ding)單(dan)一(yi)對(dui)一(yi)核(he)銷(xiao)收匯,有(you)問題單(dan)據每月(yue)核(he)銷(xiao)時(shi)能(neng)(neng)(neng)及時(shi)被發(fa)現,反饋給業(ye)務,盡快核(he)對(dui)是(shi)銷(xiao)售(shou)訂(ding)單(dan)做(zuo)錯還是(shi)客戶少匯款(kuan)(kuan)。每月(yue)的(de)關(guan)賬(zhang)需要先(xian)在(zai)業(ye)務管易(yi)系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)中(zhong)關(guan)閉采(cai)購(gou)(gou)、銷(xiao)售(shou)、庫(ku)(ku)存(cun)模塊,再關(guan)閉財(cai)(cai)務星瀚系(xi)(xi)(xi)統(tong)(tong)采(cai)購(gou)(gou)、銷(xiao)售(shou)、庫(ku)(ku)存(cun)模塊,如(ru)果(guo)業(ye)財(cai)(cai)比對(dui)不(bu)一(yi)致則不(bu)能(neng)(neng)(neng)關(guan)賬(zhang),可(ke)以(yi)(yi)及時(shi)發(fa)現問題。

雖然(ran)前期的(de)(de)系(xi)(xi)統上線(xian)耗費(fei)了(le)大(da)量的(de)(de)時間,但是(shi)蒼穹系(xi)(xi)統上線(xian)后,從業務(wu)端到(dao)(dao)財務(wu)入帳報(bao)稅端全部打通,工作(zuo)效率得到(dao)(dao)了(le)很大(da)的(de)(de)提升。更為(wei)重要的(de)(de)是(shi),通過系(xi)(xi)統的(de)(de)過程(cheng)管理,規范(fan)了(le)業務(wu)流程(cheng),精準控制庫存合客戶收匯,讓各端口做到(dao)(dao)心(xin)中(zhong)有數,方便業務(wu)線(xian)上提交審批,節省了(le)工作(zuo)時間。

隨著集團(tuan)業務(wu)不斷發展,公(gong)司(si)內(nei)部(bu)有(you)業-財一(yi)體,外部(bu)有(you)銀-企(qi)合作,風險把控上企(qi)業-中信保配(pei)合,合作過程不斷精細化,已做(zuo)到數據不再(zai)(zai)重復輸入(ru)。通(tong)過更快(kuai)捷的流程簡(jian)化工作,財務(wu)側重于投入(ru)更多的精力去推動過程管理,比如業財系統(tong)全程打通(tong)的蒼(cang)穹系統(tong),銀企(qi)財資大管家系統(tong)(與(yu)寧波銀行合作)。目前能做(zuo)到一(yi)個出納多個抬頭同(tong)時操作,接(jie)下來(lai)我們力求銀行收(shou)匯與(yu)暢(chang)想收(shou)匯登(deng)記對(dui)接(jie),暢(chang)想采(cai)購付款后與(yu)銀行直接(jie)對(dui)接(jie),再(zai)(zai)與(yu)金蝶軟件入(ru)帳系統(tong)對(dui)接(jie)。企(qi)業與(yu)中信保合作中,優景(jing)2021年已開始(shi)在中信保EDI系統(tong)進行線(xian)上投保,接(jie)下來(lai)優勝10月份(fen)也(ye)即將開展暢(chang)想與(yu)EDI對(dui)接(jie)的線(xian)上投保計劃。

在(zai)以(yi)系統為(wei)核心的過程(cheng)管理中(zhong),財務端(duan)前期進(jin)行各環節調研溝通和場(chang)景設(she)想,后(hou)期要對操作各環節中(zhong)的規范(fan)注意事項(xiang)提出要求,工(gong)作內容向業(ye)(ye)務端(duan)延伸,從整體到細節,加強流程(cheng)管控和數據分析(xi),更(geng)有(you)力地為(wei)推(tui)動業(ye)(ye)務發展(zhan)做好輔助工(gong)作。